Manual do Utilizador

Índice:
• 0. Introdução
  • 0.1. O que é (e vai ser) o MP-Biz?
  • 0.2. O que é o Evaristo?
• 1. Instalação
  • 1.1. Instalação rápida
  • 1.2. Conversão de Versões anteriores à 2.0
  • 1.3. Conversão da Versão 2.0 e 2.1
• 2. Configuração
  • 2.1. Descrição dos ficheiros de configuração
• 3. A Aplicação
  • 3.1. Lançando a Aplicação
  • 3.2. Interface com o Utilizador
• 4. Entidades
  • 4.1. Ecrã de Edição de Entidades
  • 4.2. Cotação de Produtos por Entidade
  • 4.3. Lista de Entidades
• 5. Produtos
  • 5.1. Ecrã de Edição de Produtos
  • 5.2. Cotação de Produtos
  • 5.3. Decomposição de Produtos
  • 5.4. Lista de Produtos
• 6. Documentos
  • 6.1. Criar novos Documentos
  • 6.2. Listagens de Documentos
  • 6.3. Seguimento de Documentos
    • 6.3.1. Facturar uma Encomenda
    • 6.3.2. Pagar uma Factura (emitir Recibo)
• 7. Tabelas de Parametrização
  • 7.1. Tabelas de Utilizadores
    • 7.1.1. Utilizadores
    • 7.1.2. Privilégios de Utilizadores
    • 7.1.3. Perfis de Utilizadores
  • 7.2. Tipos de Entidade
    • 7.2.1. Tipos de Entidade
    • 7.2.2. Entidades Financeiras
  • 7.3. Tabelas de Documentos
    • 7.3.1. Tipos de Documentos
    • 7.3.2. Propriedades dos Documentos
    • 7.3.3. Regras de Evolução de Documentos
    • 7.3.4. Estados dos Documentos
  • 7.4. Tabelas de Produto
    • 7.4.1. Tipos de Produto
    • 7.4.2. Armazéns
    • 7.4.3. Famílias de Produtos
    • 7.4.4. Unidades de Movimentação
  • 7.5. tabela de Moedas
  • 7.6. Tabela de Taxas
  • 7.7. Tabela de Validação das Taxas
  • 7.8. Tabelas de Dispositivos
    • 7.8.1. Impressora de Talões
    • 7.8.2. Display de Cliente
• 8. Inventário
  • 8.1. Começar Inventário
  • 8.2. Alterar Inventário
  • 8.3. Imprimir Inventário
  • 8.4. Integrar Inventário
• 9. P.O.S.
  • 9.1. Parametrização do Sistema
  • 9.2. Operação

0. Introdução

0.1. O que é (e vai ser) o MP-Biz?

O MP-Biz – Sistema de Apoio à Gestão, do qual esta aplicação é apenas o primeiro elemento, irá ser um pacote de ferramentas para o auxiliarem na gestão do seu Negócio.

Tendo como elemento essencial uma estrutura de dados cuidadosamente desenhada e que reflete uma vasta experiência na concepção de aplicações de gestão, é constituída por:

• Evaristo – aplicação Java (Facturação, Controle de Stocks, Tesouraria, etc.).
• Evaristo P.O.S. – versão P.O.S.

Apostando tanto na verstibilidade como na fiabilidade do que é mais precioso para a sua Empresa – a Informação, todas as aplicações do pacote que agora se inicia serão, tanto quanto possível, agnósticas em relação à Base de Dados com que irão trabalhar, permitindo, assim, escolher a que melhor se adapta às necessidades da sua Empresa.

Optando por separar os dados da aplicação, garantimos tanto a fiabilidade adequada, como a máxima escalabilidade.

Tendo o Sistema como base a linguagem Java, fica garantido o seu bom funcionamento na maior parte dos Sistemas Operativos, desde o 'velhinho' Windows 95 até ao XP, MacOS/X, Solaris, Linux, entre outros.

0.2. O que é o Evaristo?

Pensado para simplificar as tarefas do dia-a-dia de uma pequena ou média Empresa, a sua interface com o utilizador foi simplificada ao máximo, de maneira a reflectir aquilo que é comum a todos os negócios: os Produtos com que trabalhamos, as Entidades com que negociamos e os Documentos que justificam os respectivos saldos.

O Evaristo, primeiro elemento do MP-Biz a 'ver a luz do dia', não é mais do que uma Aplicação Java que trabalha em conjunto com uma Base de Dados, contendo tanto a interface como as 'regras do negócio', com é ilustrado no diagrama abaixo.

Fig. 0.2 - Arquitectura da Aplicação

Feito a pensar no futuro, a totalidade dos seus ecrãs (incluindo listagens) têm a sua aparência (desde o tamanho e tipo de letra até ao conjunto de campos a mostrar) definida em ficheiros XML, o que torna qualquer alteração extremamente simples e portável.

1. Instalação

Antes de instalar a aplicação deverá assegurar as seguintes condições:

• Instalação da Máquina Virtual Java (Java Runtime Environment 1.4, ou superior).
• Base de Dados que suporte transacções e stored procedures
• Driver JDBC Tipo II (ou superior).

Para instalar basta descompactar o ficheiro mpb2-2-b1.tgz para um directório da sua escolha (p. ex.: /usr/local/m16e) – ver Instalação rápida para fazer um mínimo de alterações à configuração. Uma vez descompactado serão criados os seguintes ficheiros e directórios:

Fig. 1.1 - Árvore de directórios da aplicação

Ficheiros do directório principal (aquele onde a aplicação foi instalada):

De seguida, dever-se-á criar as tabelas na Base de Dados, da qual se encontra um exemplo (para PostgreSQL) no no directório 'dump'.

1.1. Instalação rápida (p/ PostgreSQL)

Preparação do PostgreSQL:

su
adduser m16e
mkdir /usr/local/m16e
chown m16e.m16e /usr/local/m16e
su postgres
createuser m16e

exit     // para voltar ao user 'root'

tcpip_socket = true

Findo isto, deverá reinicializar o servidor de dados (/etc/init.d/postgresql restart) e proceder à extracção dos ficheiros da aplicação:

su - m16e

cd /usr/local/m16e
tar zxvf mpb2-1-final-all.tgz
psql -f sql/mpb2.sql m16e

Et voilá. Agora basta lançar a aplicação com o comando:

./evaristo.sh

1.2. Conversão de Versões anteriores à 2.0

Converter primeiro p/ versão 2.0

1.3. Conversão da Versão 2.0 e 2.1

Descompactar este ficheiro num directório qualquer e, como utilizador m16e executar os seguintes comandos:

cd conv-2-1-1-to-2-2
./conv-2-1-1-to-2-2b1.sh <nome-da-bd>
              

2. Configuração

2.1. Descrição dos ficheiros de configuração

2.1.1. company-data.xml

Este é o ficheiro onde serão guardados os dados da sua Empresa e que irão constituir o conteúdo do cabeçalho dos documentos a emitir.

Está formatado em XML e é o seguinte o seu conteúdo e significado:

2.1.2. db-field-types.xml

Contém definições de tipo para diferentes Bases de Dados e, em princípio, não precisará de ser mudado.

2.1.3. mpbiz.properties

Este ficheiro contém os parâmetros de funcionamento da aplicação e dele se fornece um exemplo para uma Base de Dados PostgreSQL, chamada 'teste', instalada numa máquina chamada 'kerouac', e com o utilizador 'carlos':

db.driver.name=org.postgresql.Driver
db.driver.protocol=jdbc:postgresql
db.sep.pm=://
db.machine=kerouac
db.sep.md=/
db.name=teste
db.schema=
db.password=
db.user=carlos

db.family=postgres-7.3

xgui.dir=/usr/local/m16e/evaristo/xgui

locale.language=pt
locale.country=PT
locale.variant=EURO

timezone=Europe/Lisbon

browser=mozilla

uid=admin
pwd=admin

barcode=EAN13
pos.printer=0
pos.display=0

tax.inc=true
prod_id.field=barcode

Significado dos Campos:

2.1.4. xgui/inc-company-data.xml

Este é o ficheiro onde estão guardados os dados da sua Empresa relativamente ao conteúdo do cabeçalho dos documentos a emitir.

3. A Aplicação

3.1. Lançando a Aplicação

Uma vez lançada a aplicação, caso a Base de Dados esteja vazia, será previamente preenchida com os dados contidos no ficheiro 'init-data.xml' que, entre outras coisas, preenche as tabelas de utilizadores e parametrização do Sistema com opções genéricas.

De seguida, aparece uma janela onde nos é solicitado o nosso nome e password. Quando da primeira instalação é criado um super-utilizador com o nome e a password igual a 'admin'.

Finalmente, aparece a seguinte janela (colocando o cursor sobre os ícones aparecerá uma pequena descrição):

Significado dos ícones:

	Entidades: - Nova Entidade - Lista de Entidades
	Produtos: - Editar Produtos - Lista de Produtos
	Documentos: - Novo Documento - Lista de Documentos - Lista de Documentos por Emitir - Lista de Documentos por Pagar
	Tabelas de Parametrização: - Regras de Evolução dos Documentos - Utilizadores - Tipos de Entidade, Produto e Documento - Armazéns, Unidades de Movimentação e Taxas
	Inventário - Começar Inventário - Actualizar Produtos p/ Inventário - Continuar Inventário - Imprimir Inventário - Integerar Inventário
	Ajuda - Àcerca do Evaristo - Manual do Utilizador - Ligação à Base de Dados
	Listagens - Compras   - por Fornecedor   - por Produto   - Mapa do IVA - Vendas   - Documentos por Pagar   - Emissão de avisos de crédito   - por Cliente   - por Produto   - Mapa do I.V.A.   - Resumo de Documentos   - Detalhe de Documentos - Produtos   - Existências   - Movimentos de Produtos

É a partir desta janela que se trabalha com a aplicação, concentrando aqui a origem de todas as acções a desencadear.

3.2. Interface com o Utilizador

O comportamento e as funcionalidades da interface com o utilizador, são – tanto quanto possível – uniformes ao longo da aplicação. Ficam em baixo alguns exemplos que são transversais à aplicação:

Ajuda ao preenchimento de campos

Alguns campos possibilitam invocar ecrãs de listas de registos de ajuda ao preenchimento dos respectivos valores. São disso exemplo o Código de Entidade e o Código de Produto, no ecrã criação de uma Encomenda ou Factura.

No caso de tabelas, essa possibilidade é sinalizada com um asterisco junto ao título do respectivo campo, sendo nos outros casos através de uma moldura azulada.

Ordenar as Listas

Para ordenar a lista por uma determinada coluna, basta carregar com o botão esquerdo do rato no título da coluna pela qual pretendemos ordenar. Caso se pretenda ordenar por mais do que uma coluna, deveremos repetir a operação para cada umas das colunas, mas pela ordem inversa da pretendida.

Limitar o número de registos das Listas

Nos ecrãs de listas que contenham o ícone de pesquisa poderemos limitar o número de registo por qualquer dos campos constantes do ecrã.

Carregando neste ícone, aparece um ecrã onde poderemos introduzir novos limites para a lista, que serão aplicados cumulativamente.

Estão definidos ecrãs para as pesquisas mais comuns: Produtos, Entidades e Documentos.

Nestes ecrãs, deverá seleccionar a check-box correspondente ao item (ou conjunto de itens) que pretende usar para a pesquisa.

Atalhos de Teclado

Os atalhos de teclado seguem o comportamento habitual deste tipo de aplicações (em geral) e de aplicações Java (em particular), num entanto, segue-se um pequeno resumo para quem quiser trabalhar mais rápido (ou sem rato).

Nalguns quadros, tal como o do exemplo de cima, poderá usar os atalhos de teclado para seleccionar as opções (caso das check-boxes) ou para forçar o foco no componente. Isso é assinalado na interface através do sublinhar da letra que corresponde à tecla de atalho. Assim, e no exemplo acima, bastaria pressionar simultaneamente as teclas [ALT] e 'C' para seleccionar a opção 'Código'.

4. Entidades

Por Entidades entende-se os seus parceiros no Negócio: Clientes, Fornecedores e outros.

As Entidades são identificadas por um código unívoco, podendo cada Entidade pertencer a um ou mais tipos. Adicionalmente poderão ser igualmente validadas através do seu Número de Identificação Fiscal. A intenção é permitir que a mesma Entidade possa ser simultaneamente Cliente e Fornecedor, ou Fornecedor e Sócio, por exemplo.

4.1 – Ecrã de edição de Entidades

Significado dos ícones:

	Registo Anterior
	Criar Registo
	Procurar Registo – procura um registo com base no código da Entidade
	Alterar Registo – actualiza na Base de Dados a informação entretanto alterada no ecrã (o código da Entidade não pode ser alterado, uma vez que constitui o identificador da Entidade)
	Apagar Registo – apaga um registo com base no código da Entidade
	Próximo Registo
	Cotações de Produtos - por Fornecedor
Cliente	Entidade Finenceira - atributos como Cliente
Fornecedor	Entidade Finenceira - atributos como Fornecedor

4.2 – Cotação de Produtos

O ecrã de Entidades dispõe de um atalho para inserção de cotações de Produtos dessa Entidade .

Teclas de atalho:

[Insert]	insere linhas – mostra a lista de Produtos donde poderá escolher aquele(s) que pretende acrescentar (seleccionando-os e carregando no botão de fechar a janela
[Delete]	apaga as linhas seleccionadas

Significado dos ícones:

	Fecha a Janela – e actualiza cotações
	Imprime Cotações

4.3 – Listagens de Entidades

Significado dos ícones:

	Fecha a Janela
	Refrescar – actualiza a lista
	Editar – edita registo
	Inserir – cria um novo registo
	Procurar – limita o conjunto listado
	Imprime
	Conta Corrente – imprime a Conta Corrente da Entidade
	Documentos por Pagar – imprime os documentos por pagar da Entidade

Por Produto entende-se o objecto do negócio, seja ele um serviço, ou um produto manufacturado. Trata-se de uma estrutura que virtualiza o objecto do negócio.

5.1. Ecrã de Edição de Produtos

Os Produtos são identificados univocamente pelo seu código (número), podendo igualmente ser identificados no sistema pelo seu código de barras ou pelo código alfanumérico, conforme a parametrização do ecrã.

Significado dos ícones:

Ícone	Atalho	Descrição
	[UP]	Registo Anterior
	[CTRL]+N	Criar Registo
	[CTRL]+F	Procurar Registo – procura um registo com base no código do Produto
	[CTRL]+S	Alterar Registo– actualiza na Base de Dados a informação entretanto alterada no ecrã (o código do Produto não pode ser alterado, uma vez que constitui o identificador do Produto)
	[CTRL]+D	Apagar Registo – apaga um registo com base no código do Produto
	[DOWN]	Próximo Registo
		Cotações de Produtos - por Produto
	[CTRL]+R	Recalcular Código de Barras - validar código de barras e recalcular check digit.
	–	Adicionar registo - adiciona um novo registo à lista
	–	Decompor o produto - decompõe o produto nos seus componentes (ver Decomposição de Produtos)

5.2. Cotação de Produtos

Carregando no botão esquerdo do rato no ícone de cotações , aparece uma janela com a lista das diversas cotações do produto junto dos vários Fornecedores. Para inserir um registo, carrague na tecla [Insert]. de seguida, surge a lista das Entidades, donde deverá escolher aquela(s) cujas cotações pretendamos inserir. Para remover um registo basta seleccinar a respectiva linha e carregar na tecla [Delete].

Significado dos ícones:

	Fecha a Janela – e actualiza cotações
	Imprime Cotações

5.3. Decomposição de Produtos

No caso de ter artigos que compra com uma unidade diferente daquela em que vende (p. ex.: compra às caixas e vende às unidades), deverá usar a decomposição de produtos para efectuar o processo de transferência entre dois artigos.

Exemplo:

O produto 1 é uma caixa de 20 CDs que costuma vender às unidades. O produto 2 é o CD individual. São artigos distintos e têm códigos de barras diferentes.

Na tabela de decomposição de produtos (Tabelas -> Produtos -> Decomposição de Produtos) deverá criar um registo para estabelecer a ligação entre od dois artigos com os seguintes dados:

• Cód. Prod. a decompor : 1
• Cód. Prod. composto : 2
• Unidades : 20

Depois, para encetar uma caixa, basta clicar no botão (Decomposição), escolher qual o produto e a quantidade a encetar (2 caixas, no nosso exemplo). Irá ser produzido, então um documento do tipo 'Decomposição' com 2 linhas, uma contendo o produto original e com a quantidade igual a 2 e outro tendo o produto decomposto com a quantidade igual a 20 como se pode comprovar nesta listagem de movimentos de produtos (tipo de documento 'Decomposição').

5.4. Listagem de Produtos

Significado dos ícones:

	Fecha a Janela
	Refrescar – actualiza a lista
	Editar – edita registo
	Inserir – cria um novo registo
	Procurar – limita o conjunto listado
	Imprime
	Conta Corrente – imprime a Conta Corrente do Produto

6. Documentos

Os Documentos constituem o meio de justificar as alterações aos dados, e têm 3 atributos chave: tipo de entidade, tipo do documento e código do documento.

Os vários tipos de documento são definidos através da inclusão das respectivas regras de evolução (v. Tabelas de Parametrização), sendo que, na maior parte dos casos, não implicarão alterações ao código da aplicação.

6.1. Criar Novo Documento

Do menú constam 4 opções principais: 'Novo Documento', 'Listar Documentos', 'Listar Documentos por Emitir' e 'Listar Documentos por Pagar'. Escolhendo a primeira opção aparecerá um sub-menu com os vários tipos de entidade e, por cada tipo de entidade, os vários tipos de documento possíveis.

Neste momento, existem dois grupos de documentos que requerem tipos de ecrã distintos: os de moviminveentos de produtos (encomendas, facturas, guias de remessa, etc.) e os de movimentos financeiros (recibos e adiantamentos).

Em baixo, mostra-se um exemplo de um ecrã de criação de documentos relativos a Produtos, neste caso, a vulgar Venda a Dinheiro.

De notar que os campos referentes ao Código do Documento e Data do Documento já vêm preenchidos, sendo o código do documento calculado segundo o seguinte algoritmo:
– se já houver documentos para este tipo de Entidade e de Documento, obtém o valor do código do último documento.
– se ainda não houver documentos deste tipo o seu valor é obtido da tabela 'tab_doc_props', do campo 'start_number'.
Em qualquer dos casos o valor assim obtido é incrementado de uma unidade.

O campo referente à data do documento é normalmente editável o que, permitindo criar documentos com datas diferentes da data corrente, deverá ser usado com cuidado ou simplesmente inibido.

6.1.1. Procurar Entidade

Premindo o botão direito do rato sobre o campo do Código de Entidade (o campo tem fundo azul-claro, o que indica que dispõe de ajuda ao preenchimento), aparece um menu, que neste momento aprresenta apenas uma opção – 'Entidades por Nome', que, ao ser seleccionada, faz aparecer a Lista de Entidades donde será escolhida a Entidade pretendida.

6.1.2. Procurar Produtos

Premindo o botão direito do rato sobre o campo do Código de Produto no painel das linhas do documento (o asterisco na barra do título indica que o campo dispõe de ajuda ao preenchiemto), aparece um menu, com as seguintes opções:

• Produtos por Nome:
mostra a Lista de Produtos, ordenada por nome.
• Produtos por Documento:
mostra uma lista com as linhas de documentos já criados – preenche igualmente quantidades e preços
• Produtos de Encomendas/G. Remessa em Aberto:
mostra uma lista com as linhas de encomendas ou guias de remessa que ainda não tenham sido processadas.

6.1.3. Antever Impressão

Premindo o botão 'Antever Impressão', o Documento é validado, mostrando uma antevisão de como será o seu aspecto uma vez impresso. Uma vez fechada esta janela, volta-se ao documento que se estava a produzir.

Esta opção é particularmente útil nos documentos cujas linhas contêm descrições de serviços, assegurando que o conteúdo do campo 'Designação' seja completamente visível no documento impresso.

6.1.4. Criar Documento

Premindo o botão 'Cria Documento', o Documento é validado e processado, dando origem a uma antevisão de como será o seu aspecto uma vez impresso.

6.1.5. Guardar Documento

Premindo o botão 'Guarda Documento', o Documento é guardado na Base de Dados para processamento posterior, podendo depois ser acedido através da opção 'Listar Documentos por Emitir' do menú de 'Documentos' (v. Fig. 6.1 ).

6.2. Listagens de Documentos

Esta opção permite listar os documentos segundo os seguintes critérios:

• Listar Documentos:
mostra a Lista de Documentos, limitada por tipo de entidade e/ou tipo de documento
• Listar Documentos por Emitir:
mostra a Lista de Documentos por emitir, limitada por tipo de entidade e/ou tipo de documento
• Listar Documentos por Pagar:
mostra a Lista de Documentos por pagar, limitada por tipo de entidade

6.3. Seguimento de Documentos

Nos casos em que se pretende associar um documento a outro (casos de uma factura de uma encomenda em que se pretenda dar a encomenda por aviada ou de um recibo de uma factura em que se pretende dar a factura como paga, por exemplo) deverá preencher as linhas do documento recorrendo á ajuda ao preenchimento.

De seguida, apresentamos dois exemplos de como proceder para efectuar a associação de documentos.

6.3.1 Facturar uma Encomenda

Neste exemplo existe uma encomenda do cliente nº 3 de 10 unidades do produto 2 por facturar. Após escolher o Cliente, deverá clicar com o botão direito do rato no campo 'Produto', nas linhas do documento, e escolher a opção 'Produtos de Encomendas/G. Remessa em Aberto'.

Que iá mostrar todoas as linhas das encomendas que estão por facturar:

Após seleccionar a(s) linha(s) que pretende facturar elas serão importadas para o documento e dadas como facturadas após a criação da factura.

Note que não é obrigado a facturar a totalidade da quantidade encomendada, ficando, nesse caso o remanescente por facturar.

6.3.2. Pagar uma Factura (emitir Recibo)

Neste exemplo vamos emitir o recibo para a factura do cliente nº 3 que acabámos de produzir. Após escolher o Cliente, deverá clicar com o botão direito do rato no campo 'T. Doc', nas linhas do documento, e escolher a opção 'Documentos em Aberto'.

Que iá mostrar a lista dos documentos que estão por pagar.

Após seleccionar o(s) documento(s) que pretende pagar eles serão importadas para o documento e dados como pagos após a criação do recibo.

Tal como no exemplo anteririor poderá escolher pagar parcialmente o documento, ficando, o remanescente por liquidar.

7. Tabelas de Parametrização

Por Tabelas de Parametrização entende-se o conjunto de tabelas que contêm os dados sobre a configuração da aplicação e estão assecíveis premindo o botão esquerdo do rato sobre o ícone respectivo.

7.1. Tabelas de Utilizadores

7.1.1. Utilizadores

Nesta tabela são definidos os utilizadores do sistema. Cada registo contém um identificador do utilizador, o login, a password e o nome do utilizador.

7.1.2. Perfis dos Utilizadores (grupos)

Nesta tabela é feita a associação entre o utilizador e os grupos (perfis) a que pertence.

7.1.3. Privilégios dos Utilizadores

Neste momento está ainda parcialmente por implementar, sendo somente feita a distinção entre o Administrador do Sistema e os outros utilizadores. Basicamente consiste em omitir a opção Tabelas do menú principal.

7.2. Entidades

7.2.1. Tipos de Entidade

Nesta tabela são definidos quais os tipo de Entidade do Sistema.

7.2.2. Entidades Financeiras

Todas as entidades financeiras (Clientes, Fornecedores e outras com impacto financeiro) têem um entrada nesta tabela. Aqui são guardados os totais a crédito e a débito, o volume de negócios, prazos de pagamento e plafonds.

7.3. Tabelas de Documentos

7.3.1. Tipos de Documentos

Nesta tabela são descritos os vários tipos de documento suportados pela aplicação, bem como o tipo de ecrã a utilizar. O campo 'Tipo de Linha' permite distinguir entre os documentos que dizem respeito a produtos ou serviços e os documentos financeiros.

7.3.2. Propriedades dos Documentos

Nesta tabela é guardada informação especializada sobre cada tipo de documento.

7.3.3. Regras de Evolução dos Documentos

Esta tabela deixou de ser usada a partir da versão 2.2, sendo a sua funcionalidade substituída por triggers e funções definidas ao nível da Base de Dados (ver funções da base de dados).

Fica aqui o significado dos seus campos, apenas como referência, para ajudar na conversão de documentos entretanto criados pelo utilizador.